Administracja wirtualna

W dobie społeczeństwa informatycznego spotykamy się coraz częściej z pojęciem administracji wirtualnej. Na obecnym poziomie organizacji administracji coś takiego jest zupełnie nie możliwe, ponieważ zawsze znajdzie się obywatel, który będzie chciał "załatwić sprawę osobiście". Na potrzeby pomiarów postępów informatyzacji administracji opracowano skalę pięciu poziomów elektronicznego świadczenia usługi. Składają się nań (Strategia informatyzacji Rzeczpospolitej Polskiej - ePolska, MNiI, maj 2003.) :

• usługa nie jest w żadnej formie świadczona elektronicznie, 
  
• informacja - publikacja w formie elektronicznej informacji o świadczonej usłudze, 
  
• interakcja - możliwość pobrania formularzy, 
  
• interakcja dwustronna - możliwość wypełnienia formularzy lub elektronicznego przesłania wniosku lub podania, 
  
• transakcja - pełne elektroniczne załatwienie sprawy, uwzględniające wydanie decyzji, poinformowanie usługobiorcy, dostawę i płatność.
  
• 
  

Kolejne kroki jakie można by wyróżnić na drodze do administracji wirtualnej (w aspekcie informatycznym i organizacyjnym) to :

• utworzenie statycznego serwisu miejskiego i działający system obiegu dokumentów w urzędzie; 
• umieszczenie na stronach www elektronicznych formularzy do pobrania i wdrożenie systemu zarządzania jakością (dodatkowym wynikiem może być utworzenie jednolitego punktu obsługi interesantów BOI);
• dynamiczne formularze www oraz system obiegu dokumentów elektronicznych w urzędzie (podpis elektroniczny);
• serwis www urzędu w pełni interakcyjny (jest możliwe uruchomienie każdej sprawy poprzez portal urzędu) oraz integracja wszystkich baz danych urzędu (lokalna i centralna);
• wprowadzenie systemów ekspertowych oraz w pełni zinformatyzowana prac urzędnika - praca jedynie z dokumentami elektronicznymi (możliwość wykonywania jej w systemie telepracy - czyli administracja wirtualna). 
  
  

Można podać kilka cech jakimi powinien się charakteryzować e-Urząd.

Są to m.in.: prosty w użytkowaniu, dostępny dla każdego, spersonalizowany i bezpieczny, innowacyjny i zorientowany na wyniki, umożliwiający współpracę organizacji, obniżający koszty działalności rządu oraz podatny na zmiany.

Forma kontaktu elektronicznego sprawia, iż urząd otwarty dotychczas jedynie w określonych godzinach staje się dostępny 24 godziny na dobę. Odpada problem udawania się do fizycznego miejsca urzędu, oczekiwania w kolejce czy nawet ręcznego wypełniania niezbędnych formularzy. Klient jest tu więc zawsze pierwszy i natychmiastowo obsłużony. Można to uznać za swoisty ideał do którego powinno się dążyć, zaś klient odbiera to w sposób pozytywny.